Archief- en informatiebeheer

Wat is archief- en informatiebeheer?

Informatiebeheer is de manier waarop we informatie organiseren, ontsluiten/raadpleegbaar maken en opslaan. Het gaat dus over alle aspecten van informatie zoals archiefbeheer, documentenbeheer en kennisbeheer.

 

Archiefbeheer gaat over dossiers of informatie die afgesloten of afgewerkt zijn. U houdt best bij alle processen in uw organisatie rekening met informatiebeheer: hoe zal het later gearchiveerd worden? Welke taken horen bij elkaar? Wie van de medewerkers heeft toegang nodig tot welke informatie? Dit maakt allemaal deel uit van het concept informatiebeheer.

 

Wie is verantwoordelijk voor het archief?

U bent steeds verantwoordelijk voor het archief van uw eigen organisatie en voor het archief van eventuele rechtsvoorgangers. Als sociale huisvestingsmaatschappij, sociaal verhuurkantoor of woonmaatschappij valt u niet onder de Vlaamse of federale archiefwetgeving. Voor documenten met een wetenschappelijke, historische en /of maatschappelijke waarde is de federale archiefwet van 24 juni 1955 echter wel van belang. Deze documenten kunt u namelijk laten bewaren in het Rijksarchief. Door goed informatie- en archiefbeheer beschermt u uw eigen rechten en plichten en voldoet u ook aan de verantwoordingsplicht tegenover burgers.

 

Bij een herstructurering moet er een overeenkomst opgesteld worden over het archief: over het algemeen volgt het archief de taak. Als er archief is dat nog bewaard moet worden waarvan de taak niet meer actief is, spreekt u af wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid over het bestaande archief heeft.

 

Bij het afstaan van taken, waarbij de organisatie blijft bestaan, moet u een overeenkomst opstellen over wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid over het archief overneemt.

 

Kort samengevat: wanneer er wijzigingen zijn in de werking van de organisatie, moet u nadenken over de plaats van het archief. U vermijdt het ontstaan van ‘weesarchief’.

Wat doet u concreet voor het archiefbeheer?

U voorziet een veilige en af te sluiten fysieke en /of digitale locatie. U duidt minstens één iemand aan binnen de organisatie die deze archiefzorg op zich neemt. U zorgt dat de archieven goed geordend en raadpleegbaar zijn. Deze bestuurlijke verantwoordelijkheid is niet nieuw, maar door een herstructurering (zoals bijvoorbeeld een fusie of splitsing) moet u de afspraken er rond mogelijks aanpassen.

 

Ook houdt u rekening met de bewaartermijnen en de bestemming van het archief. U moet het archief namelijk actief beheren.

Bewaartermijnen en bestemming

Een ‘bewaartermijn’ is de aanduiding van het administratieve of juridische nut van een bestuursdocument of archiefstuk. Deze aanduiding wordt weergegeven door een termijn, bijvoorbeeld in jaren of maanden. Dit geeft aan hoelang het archief minimum bijgehouden moet worden, bijvoorbeeld in de eigen archiefkelder, digitale informatiesystemen of op de werkvloer.

 

Een ‘bestemming’ is de aanduiding van de waarde van een bestuursdocument voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Opgelet: de bestemming begint pas te spelen na afloop van de bewaartermijn. Binnen deze context zijn er drie mogelijke waarden:

• permanent bewaren (want het heeft algemeen belang)

• vernietigen na afloop van de bewaartermijn (het heeft geen algemeen belang)

• bewaren van een steekproef (het heeft algemeen belang maar kan niet allemaal bewaard worden).

Bij een herstructurering kijkt u best na welke bewaartermijnen er gelden voor de archieven, of er eventueel vernietigd mag worden, en of er voldoende plaats is voorzien (zowel voor het digitale als het papieren archief).

Advies nodig?

Een voorbeeld van de geldende bewaartermijnen voor sociale huisvestingsmaatschappijen en sociale verhuurkantoren vindt u op de website van Wonen in Vlaanderen (aanmelden nodig). Opgelet: dit is een algemene selectielijst, het is mogelijk dat u over archief beschikt dat u in deze lijst niet terugvindt. Er bestaat ook nog een algemene selectielijst opgemaakt door het Rijksarchief. Opgelet: deze dateert uit 2015.

 

Als u bijkomende vragen hebt over archief, kunt u terecht bij de eigen archiefverantwoordelijke, de eigen jurist, of de helpdesk woonmaatschappijen van Wonen in Vlaanderen (woonmaatschappij.wonen@vlaanderen.be).

 

U kan ook ervoor kiezen om archief over te dragen aan het Rijksarchief. Daarvoor neemt u contact op met het Depot van het Rijksarchief van uw provincie. Op hun website vindt u meer informatie over het concrete overdragen van uw papieren of digitale archief.